Peklo interních projektů: Jak to nepokazit už na startovní čáře

„Kluci, potřebuju, abyste mi udělali jednoduchý webový stránky. Normálně se tam nalogujou zákazníci, musí tam být možnost uploadovat dokumenty a taky bych potřeboval, aby tam měli nějaký diskuzní fórum. Já vím, že děláte správu sítě, ale tohle snad není tak těžký?“
Takhle to dopadne, když se rozhodnete udělat do inhaus

Takhle to dopadne, když si nezaplatíte odborníky. Ne každý se s tím pak dovede smířit. FOTO: wikipedia.it

Za panem ředitelem zapadly dveře a mě polil pot. Představa, že já a dva helpdeskové, vytížení infrastrukturními záležitostmi, budeme ještě psát web, mi připadala absurdní. Navíc to obecné zadání… škoda mluvit. V průběhu příštích několika dnů jsem smysluplnější informace z šéfa nedostal. Nakonec se mi ho podařilo přesvědčit, abychom ten miniprojekt svěřili firmě, co nám dělala naše běžné webové stránky. Napsali to za cca 30 tisíc.

Děláte si srandu? Ne? Tak to máme problém

Často spolupracuji s různými zákazníky při přebírání části jejich IT oddělení pod správu, nebo alespoň poskytuji konzultace ke způsobu, jak jim funguje. Velice často se setkávám s miniprojekty, které jsou de facto neřízené, nedá se pořádně zkalkulovat jejich náklady a přínosy pro organizaci a jejich mizerné provedení je způsobené amatérskou prací podle příručky bez předchozích zkušeností s konkrétní technologií. Často jde také o problém špatného projektového vedení nebo dokonce o jeho absenci.

Viděl jsem Sharepoint server, který byl po dvou letech stále nefunkční. Viděl jsem implementaci Exchange serveru, která shodila čerstvě nakoupený hardware, neboť nestačil a musel se koupit nový. Viděl jsem malou farmu linuxových serverů poskytujících webové služby – a byly prakticky v defaultní instalaci. Viděl jsem nevyhledatelné a ve většině browserů nezobrazitelné webové stránky, mající za úkol propagovat společnost. Když jsem to viděl, měl jsem pocit, že si ze zákazníka někdo udělal legraci.

Všechno to byly interní projekty, které se vymkly z ruky. Přitom ti kluci, kteří pod tím byli podepsaní, byli velice solidní odborníci v tom, co dělali jako běžnou činnost. Jen si z určitých důvodů ukousli moc velké sousto. Pustili se trochu mimo svůj obor a rázem z nich byla parta amatérů.

71753848_b6987fb8b9_o_-_flickr_-_iain_farrell.jpg

Project management v praxi

Ne každý projektový manažer dokáže odřídit projekt, kterému vůbec nerozumí. FOTO: Flickr.com, Iain Farrell (https://www.flickr.com/photos/iain/71753848/in/faves-quinnanya/)

Kde se berou prů*ery aneb kdo potopil ten projekt?

Omlouvám se za slovo v nadpisu, ale lepší pojem neexistuje. Co jsou tedy příčiny? Proč ve firmách dochází k situacím, kdy lidé dělají něco, co neumí, a nakonec to zvorají? Vezměme to popořádku.

Tlak na finance

Tato rovnice je manažerovi jasná – za čas našich ajťáků platím, takže když jim přihodím projekt, personální náklady budou nulové. Poměrně rozšířený omyl, kterého se může dopustit nezkušený manažer, který dané věci příliš nerozumí. Málokde vidíte IT oddělení, které by bylo nějak výrazně naddimenzované. Možná dělají zbytečné věci, ale neflákají se. Pokud jim přihodíme interní projekt navíc, velmi často musí odložit jiné věci, případně je flinkat. To vede k pozdějším problémům. Ajťáci navíc často neumí obhájit, jak tráví svůj čas. Nedokáží vysvětlit, co dělají a proč je to důležité. Je velmi těžké vykázat výnos z jejich činnosti.

Geekovství účastníků projektu

Technici milují technologie. Občas si na sebe upletou bič ve jménu svého vlastního rozvoje. Rádi a s chutí slíbí, že něco vytvoří. Často si to na sebe i sami vymyslí. Po čase ale projekt zamrzne, protože dojdou zdroje. Do mrtvého bodu se dostává z nedostatku času, případně nutnosti investice. Někdy narazí i na technický problém, s nímž si neví rady, a tráví večery brouzdáním po fórech, kde si podobně postižení nešťastníci radí, jak to zprovoznit.

Neznalost managementu

Je jednodušší hodit pár úkolů na místní techniky, než uspořádat výběrové řízení a zaplatit firmu, která to nedělá poprvé a ví, co to obnáší. Jenže jednodušší je to jen v okamžiku zadání úkolu. Pak následuje zkratka do pekla. Pokud majitel nebo top management nechápou, jak je zásadní technologické projekty řídit a nenechat je rozplynout v chaosu, pak následuje lekce a probuzení. Jenže někdy to prostě nevysvětlíte… „zvládli jsme udělat letáky, web zvládneme taky!“

2308371224_60e0cda6e8_z_flickr_-_hans_gerwitz.jpg

děláte projekty na koleni? Fail!

Pokud se rozhodnete dělat projekty na koleni, tohle razítko si určitě pořiďte. FOTO: Flickr.com, Hans Gerwitz, https://www.flickr.com/photos/phobia/2308371224/

Jak s tím bojovat? Zaplaťte si odborníky

Moje mantra zní „Zaplaťte si odborníky, zaplaťte si odborníky, óm drahokame v lotosu, zaplaťte si odborníky.“ Opakuji ji neustále, a našim klientům to pomáhá. Alespoň pokud si ty odborníky skutečně zaplatí.

Snažte se dobře zorganizovat IT oddělení, popsat činnosti, znát časové vytížení techniků. V ideálním případě byste měli umět zkalkulovat náklady a výnosy jejich činnosti. Já vím, tyhle kalkulace jsou hodně podle oka, ale pro globální představu jsou dobré. Technici nesmí propadat geekovství a dělat věci na koleně. Dnes je obor tak široký, že specializace je nezbytná. Je lepší být specialistou třeba na CISCO nebo Active Directory, než umět „tak nějak všechno“.

Na co nestačíte interně, outsourcujte. A když budete outsourcovat u Airy, budete to mít i za rozumné peníze. Nevěříte? Zkuste to.

Komentáře

Anka

24.1.2015

Podľa mňa zaplatiť si odborníkov nie je práve najlepšia rada, lepšie je zaplatiť si niekoho kto ma to naučí až to dokážem robiť aj sama v budúcnosti, alebo niekoho kto to naučí nejakého člena z nášho teamu. Na začiatku to môže stať viac peňazí ale z dlhodobého hľadiska je takéto riešenie výhodnejšie.

Pavel Samec

28.1.2015

Dobrý den, díky za komentář. Máte určitě pravdu v tom, že některé činnosti (jádro toho, co by oddělení mělo dělat) by neměly být outsourcovány. Lidé by měli být vyškoleni pro tu činnost odborníky. Ale není dobré dělat in-house všechno. Činnosti okrajovější je velmi často lepší  outsourcovat. I když Vás nějaký odborník naučí dokonale ovládat nějakou technologii, pokud se tomu nebudete věnovat každý den, sledovat vývoj a chodit na škoelní, pak během půl roku nebo roku budete opět na úrovni lepšího amatéra. Je otázka, jestli to stačí, nebo potřebujete něco více.

Dám příklad - Aira poskytuje řešení postavená na redakčním systému Drupal. Naši lidé s ním pracují každý den, mají zkušenosti z obrovského množství projektů různé velikosti a zaměření. Pokud budete na Drupalu vyvíjet inhouse webové řešení a Vaši lidé budou začínat od nuly, pak máte před sebou hodně dlouhu a nákladnou cestu, a to nejen při tvorbě, alei při podpoře toho systému atd. I tak ho uděláte hůř než naši lidé. Při vlastním provozu nebudete schopní poskytovat podporu a aktualizaci tak kvalitně, protože budete mít na starosti pouze tento projekt a na spoustu věcí prostě nenarazíte. Můžete samozřejmě nějakého drupalistu zaměstnat, ale pak je otázka, jeslti je ten fulltime člověk opravdu levnější. Záleží na projektu. A pokud ho vezmete na ŽL, tak už vlastně outsourcujete :) 

Něco je dobré dělat inhouse, něco outsourcovat. Něco je na hraně, tam to musí manažer dobře odhadnout a spočítat. A naplánovet kapacitu, i nejvýkonější lidé mají pořád jen dvě ruce a jejich den trvá 24 hodin. Nemluvě o tom, že vám zaměstnanec za vaše peníze vyškolený může kdykoli odejít, což je další riziko, s nímž je potřeba při rozhodování kalkulovat.

Imalim

27.2.2015

Anka: Avšak kapacity podniku jsou limitovány a pokud využívá své lidské zdroje racionálně, bude pravděpodobně preferovat externí řešení. Pokud jej tedy potřebuje rychle, kvalitně a s minimalizací zádrhelů.

Přidat komentář