Jak úspěšně řídit projekty? Přizvěte si profesionální software

Ne, nebudu tu popisovat, jak vypadají naše páteční tahy a sobotní dojezdy. Vezmeme to trochu profesionálně! Podíváme se na to, co u těch počítačů vlastně děláme. Některé ajťácké nástroje totiž možná usnadní práci i vám! Konktrétně bude řeč o nástroji na řízení projektů, který ocení každý projektový manažer.

shutterstock_1351633742.jpg

Dnes se nebudeme zabývat jen teorií, ale využijeme praktického nástroje Redmine. Redmine je flexiblní webová aplikace fungující pod GNU GPL licencí. Laicky řečeno: je použitelná zdarma i pro komerční použití. Jedná se o aplikaci k řízení projektů a bug tracking systém.

Proč by vás něco takového mělo zajímat? Protože pořádek dělá přátele. Tato aplikace velmi výrazně snižuje riziko špatné komunikace. Ve svém (nejen) profesním životě jste se již určitě setkali s případy, kdy někdo přesně nepochopil vaše zadání. Výsledkem bylo handrkování a zbytečná ztráta drahého času. Výhody tohoto systému výrazně pocítíte zejména při dlouhodobějších projektech a doslova zbožňovat ho budou všichni projektoví vedoucí.

2_17.png

Že váš pohled a pohled zákazníka se často velmi liší, to je jasné. Jenže při velkých projektech je do toho zapleteno mnohem více lidí a pohledů. Ukočírovat je a dodat klientovi to, co chtěl, je umění. FOTO: http://2.bp.blogspot.com/-csFGS8HJeuM/T4Ekn3Mdy3I/AAAAAAAABA4/V6zEmyPDC7...

Co umí Redmine? Sledovat váš projekt za vás

Než si vyjmenujeme pár zásadnějších funkcí Redminu, je dobré upozornit, že Redmine je stále živý projekt, takže v nových verzích můžeme nalézt další a další vylepšení. Zároveň lze sehnat také několik pluginů. Na oficiálních stránkách http://www.redmine.org/projects/redmine/wiki/Plugin_List jich lze nalézt více než 100. Jsou navíc k dispozici také aplikace pro Android, iOS i Windows Phone.

Nejdůležitější funkce Redminu:

• Správa více projektů
• Uživatelské role, variabilní oprávnění
• Notifikace o změnách e-mailem
• Ganntův diagram, sledování vývoje
• Sledování času stráveného na úkolu
• Sledování ceny úkolů
• Kontroly časových deadlines
• Přihlašování přes LDAP
• Wiki k jednotlivým projektům

3_0_0.png

Do Redminu je potřeba proniknout, netvrdíme, že je to nástroj, který si během minuty osvojí i vaše babička. Když ale obsáhnete všechny jeho možnosti, výrazně vám ušetří práci. FOTO: http://project-management.com/wp-content/uploads/2012/07/6.-redmine-scre...

Ukázka z praxe: Redmine komunikuje za vás

Abych nebyl tak abstraktní, nasimulujeme si typický příklad využití této pomůcky. Vy, jako náš klient, jste se rozhodl provozovat několik spřátelených webů o cestování. Pro každý kontinent je jeden vlastní web, jeden vlastní projekt v Redminu.

Nyní se zaměříme třeba na Afriku. Během osobní schůzky jsme se shodli na vlastnostech a funkcích webového portálu. Do sekce soubory v Redminu proto uložíme schválený zápis ze schůzky a odsouhlasené grafické návrhy webu. Máme tedy zaznamenány detailní specifikace – na jednom místě tak, aby je klient i tvůrce měl neustále po ruce. Na celém projektu nastavíme termín dodání první verze, délku testovacího období, celkovou cena. Vývojáři webu Vás s pomocí Redminu budou informovat, v jaké fázi se projekt nachází.

Ve chvíli, kdy vývojáři web budou mít hotový, označí úkol jako vyřešený a vám se odešle notifikace. Možná se stane, že si nevšimneme úplně každého detailu, a tak narazíte na to, že v sekci diskuze se nepodtrhávají odkazy. Pomocí pár kliknutí vytvoříte „Bug“, a protože tohle je věc, která v zadání byla požadována, my ji rychle opravíme. Bug-tracking (česky volně správa nedostatků/chyb) představuje velmi praktický systém pro rychlé nápravy problémů.

Po testování webu je vše přesně dle požadavků a zadání. Ale vy si řeknete, že by bylo dobré vytvořit ještě novou podsekci Madagaskar. Taky aby ne, když je to tak specifická lokalita! Vytvoříte proto požadavek nazvaný „Feature“. My ho zanalyzujeme a stanovíme cenu a časovou náročnost na jeho zapracování do projektu. Před jakoukoli další činností pak musí dojít ke schválení práce Vámi. A kolotoč projektů se roztáčí nanovo.

Redmine. Kdy se vyplatí a kdy ne?

Zmiňoval jsem již na začátku, že tento systém je spíše vhodnější pro větší a dlouhodobější projekty. Spravovat sérii cestovatelských portálů, kde se neustále přidávají nové funkce a sekce, je ideálním příkladem. Na začátku jakéhokoli projektu je důležité promyslet efektivitu tohoto systému práce. Pro malinké projekty nebo pro projekty, které jsou ukončeny bez plánu na budoucí zdokonalování, může být časová náročnost implementace tohoto systému v nepoměru s vlastním projektem.

shutterstock_1783727906_1.jpg

Mějte všechno pevně v rukou. Redmine vám to umožní, ať už jste klient, který si chce ohlídat práci dodavatele, anebo si vedete vlastní projekt a nechcete na něm prodělat vlastní trenky. FOTO: http://1.bp.blogspot.com/-dlddnkWJ38Q/T-gwMiX6D_I/AAAAAAAAAMk/UQnpWE1ZpM...

Ať už provozujete či plánujete jakýkoli projekt, je vždy chytré mít o něm přesný přehled, zaznamenanou dokumentaci a možnost rychlé komunikace. Protože pořádek dělá přátele. Sledujte náš blog dál! V dalších článcích se zaměříme podrobněji na možnosti, jak Redmine využívat v praxi.