10 osvědčených tipů, jak na efektivní time management

Neustále se na vás valí nové pracovní úkoly, stávající máte hotové sotva z poloviny, a něco jako odpočinek či osobní život vám už nic neříkají? Pak je na čase osvojit si alespoň pár základních pravidel efektivní organizace času. V následujících řádcích se dozvíte, jak na to. 

• Stanovte si priority a plánujte
• Nebuďte otrokem své e-mailové schránky
• Své plány si zapište
• Pracujte, když jiní spí či obědvají
• Naučte se delegovat
• Při plnění jednotlivých úkolů minimalizujte počet kroků
• Investujte do kvalitního kancelářského vybavení
• Jednou provždy skoncujte s prokrastinací
• Za dobrou práci se odměňte
• Dopřejte si odpočinek

#1 Stanovte si priority a plánujte

Sumarizace úkolů, odhad jejich časové náročnosti, určení priorit a zpětná kontrola – to vše jsou činnosti, které je potřeba do plánování pracovního dne zapojit. 

Prioritizace úkolů

Naprostým základem úspěšného time managementu je stanovení priorit a rozdělení času dle jejich naléhavosti. Je zcela pochopitelné, že všechny zadané úkoly jsou pro vás důležité, nicméně, některé přece jen hoří více a jiné zase méně.  Jednotlivé úkoly si na základě jejich důležitosti a naléhavosti můžete rozdělit do čtyř kvadrantů:
 

Zdroj

• Důležité a naléhavé: jedná se o kategorii zahrnující ty největší „hořáky“ ve vašem programu; mohou to být třeba projekty s blížícím se deadlinem nebo činnosti, které jsou nezbytné pro správný a plynulý chod firmy, domácnosti aj.
• Důležité, ale nenaléhavé: další kategorii tvoří úkoly, které sice tolik nespěchají, ale ve své podstatě jsou velmi důležité; typicky se jedná o velké zakázky či projekty, na než sice v daný moment máte ještě relativně dost času, ale od kvality jejich zpracování se značně odvíjí vaše reputace, tzn. že nechávat je na poslední chvíli se rozhodně nevyplácí.
• Nedůležité a naléhavé: jedná se o činnosti, které jsou důležité pro druhé, nikoli však pro nás a naše cíle; řadí se zde například odpovědi na nedůležité e-maily, vyřizování nedůležitých telefonátů atp. Z dlouhodobého hlediska jsou nejméně efektivní a přináší nejmenší užitek.
• Nedůležité a nenaléhavé, jinými slovy zloději času, kterým navíc často podléháme sami. Typickým příkladem je prokrastinace, která nás zdržuje od prvních tří kategorií, nebo třeba brouzdání po sociálních sítích. Tyto aktivity se snažte co nejvíce eliminovat. 

Rozvržení úkolů v čase

Jakmile máte stanové priority, můžete si jednotlivé úkoly v rámci pracovního týdne efektivně rozvrhnout. K tomu potřebujete odhadnout jejich časovou náročnost a raději i počítat s rezervou. Důležité je, abyste si vytvořili cíle, které jsou realistické a splnitelné. Stanovení nesplnitelných cílů vede akorát k přepracování a frustraci. 

Ve stejném pořadí, jako jsou uvedeny kategorie, resp. kvadranty, výše, řešte jednotlivé úkoly. Začněte tedy od těch nejdůležitějších.

#2 Nebuďte otrokem své e-mailové schránky

Především u kancelářských profesí je e-mailová schránka naprostou samozřejmostí. Určitě se vám už někdy stalo, že jste se plně soustředili na určitý úkol, a v tom vám přišel e-mail, který vás z onoho soustředění zcela vytrhnul. Vedle jednotlivých pracovních úkonů byste si podle důležitosti měli roztřídit i příchozí maily. Je potřeba odpovědět ještě dnes, nebo to pár dní počká?

Říká se, že doručenou poštu byste měli kontrolovat dvakrát, maximálně třikrát denně. Nejideálněji po obědě, kdy váš elán obvykle skomírá, a pak zhruba hodinu či půl hodiny před koncem pracovní doby, kdy už nemá příliš cenu začínat nové zadání. 

#3 Své plány si zapište

Pravděpodobně není v silách nikoho z nás zapamatovat si úplně vše, přece jen jsme lidé, nikoli stroje. Naštěstí však existují užiteční pomocníci, jako jsou diář či to-do listy, které si budou vše podstatné pamatovat za nás. Naučte se zapisovat všechny důležité úkoly, plány, priority i časové rozvržení jednotlivých činností. U každého úkolu si poznamenejte také deadline. 

Využít můžete klidně jen obyčejný papír či klasický diář, případně poznámky v telefonu nebo na počítači. Ti, kteří chtějí organizaci vlastního času posunout ještě o úroveň výš, se mohou poohlédnout i po specializovanějších systémech a aplikacích, příkladem může být třeba Trello. Ať už zvolíte řešení jakékoliv, mějte jej vždy po ruce.

• Zvažujete vývoj vlastní – ať už mobilní či webové – aplikace na míru? S tím vám můžeme pomoct! 

#4 Pracujte, když jiní spí či obědvají

Dveře vaší kanceláře se netrhnou, nebo dokonce pracujete v open-space? Není divu, že toho přes den moc neuděláte. Abyste měli na práci klid a získali nějaký ten nerušený čas navíc, zkuste se naučit pracovat brzy ráno – ještě předtím, než začne onen typický ranní shon. Pak si třeba zajděte dřív na oběd a pracujte v čase, kdy obědvají ostatní. Je téměř jisté, že se za vámi během polední pauzy s pracovními záležitostmi zrovna nepohrnou. 

Je-li to možné, zkuste si zavést něco jako "úřední hodiny", tzn. vyhradit si pro kolegy či klienty určitou denní dobu, kdy za vámi budou moci přijít řešit potřebné záležitosti, aniž by narušili váš časový harmonogram. V případě open-space můžete vyzkoušet i sluchátka. Dáte tak najevo, že jste momentálně zaneprázdněni. Pokud se navíc zaposloucháte do zajímavého podcastu, můžete se i něco nového dozvědět.

#5 Naučte se delegovat

Míváte někdy pocit, že se na vás neustále hrnou nové a nové úkoly, a vy už další zátěž nezvládnete? Stačí se uklidnit a uvědomit si, že v tom nejste sami. V takových případech přichází na řadu delegování práce.

Sepište si na papír všechny své povinnosti, úkoly a další činnosti, které vás v nejbližších dnech čekají. Podtrhněte si ty, které by za vás mohl udělat někdo jiný, a práci delegujte. Odpadne vám tak řada starostí a budete mnohem efektivnější. Třeba se dokonce budete moct zaměřit pouze na to, v čem jste opravdu dobří a v čem vynikáte, a stát se tak experty ve svém oboru. Skvělým nástrojem, který vám s delegováním pomůže, je například Redmine, který používáme i my v Aiře. V něm si založíte potřebné úkoly/projekty a jednoduše je někomu přiřadíte. Rovněž můžete sledovat i průběh práce na daném úkolu či projektu.

Co se samotného delegování týče, nemusí probíhat pouze v rámci jednoho oddělení, jedné firmy atp. Využít lze i o něco modernější způsoby, konkrétně různé online platformy. Za zmínku stojí například služba Fiverr, což je portál sdružující tzv. freelancery (neboli nezávislé profesionály), kteří zde za malý poplatek nabízejí své služby. Nabízet své služby můžete ostatně i vy sami, třeba narazíte na nějakou zajímavou spolupráci!

#6 Při plnění jednotlivých úkolů minimalizujte počet kroků

Ze zdravotního hlediska se samozřejmě doporučuje ujít denně kroků co nejvíce. Z hlediska efektivity v práci však platí pravý opak. Zkusili jste si někdy spočítat, kolikrát denně musíte přijít ke své tiskárně, správně ji nastavit, doplnit papír a vrátit se zpět ke stolu? Vytisknete-li si všechny dokumenty najednou, snížíte počet kroků na nezbytné minimum a vaše efektivita rázem stoupne. Možná si říkáte, že je to jen detail, ale věřte, že i ty hrají při plánování času důležitou roli.

#7 Investujte do kvalitního kancelářského vybavení

Následující tip do jisté míry souvisí s tím předcházejícím. Předpokladem minimalizace počtu kroků je mimo jiné také to, že se zařízení nezasekává a nedělá ani jinou neplechu. Máte vůbec představu, kolik času a úsilí vám může zabrat řešení případných technických problémů, čištění tiskové hlavy nebo výměna vadného toneru? Ač mohou být počáteční investice do originálních či kvalitních alternativních tonerů o něco vyšší, nakonec přece jen ušetříte. Nebudete totiž muset věnovat čas případným potížím. A čas jsou přece peníze!

#8 Jednou provždy skoncujte s prokrastinací

Máte tendenci odkládat plnění úkolů, především těch náročnějších, na později a namísto toho se věnujete činnostem, které nejsou nutné, nebo s prací vůbec nesouvisí? Pak pravděpodobně máte problém s prokrastinací, která se objevuje zejména tehdy, je-li před námi nějaký složitý úkol, do kterého se nám nechce.

• Prokrastinace se ve velké míře týká těch, kteří pracují z domova, na tzv. home-office. Je-li to pouze krátkodobě, postačí vám pár jednoduchých tipů, pokud se však jedná o dlouhodobější řešení, bude asi potřeba připravit se o něco lépe.

Pravdou však je, že neustálým odkládáním si daný úkol znepříjemníme ještě víc. Nebudeme totiž stíhat termíny, což ve výsledku vede k častým chybám. A jak na ni vyzrát? Základem je sebekázeň, kterou si člověk časem dokáže vybudovat. Důležité je také vytvořit si pracovní místo, kde se budete cítit dobře a pohodlně, a nastavit si vhodný pracovní režim. V neposlední řadě – nemáte-li dostatečně pevnou vůli – si raději vypněte sociální sítě. Ty jsou v současné době snad největším žroutem času.

#9 Za dobrou práci se odměňte

Máte za sebou pracovně úspěšný den, během kterého jste stihli vše, co jste si naplánovali (a možná i něco navíc)? Pak se za svou produktivitu nezapomeňte řádně odměnit! Skočte si na dobrou kávu a zákusek, vyrazte se svou drahou polovičkou na večeři, nebo si naopak udělejte čas jen sami pro sebe. Naučíte-li se za dobré výkony odměňovat, rázem získáte potřebnou motivaci a prokrastinace půjde stranou.

#10 Dopřejte si odpočinek

Nedovolte, aby vás pracovní starosti a povinnosti zcela pohltily. Důležité je umět si během dne dopřát i pravidelné přestávky a kvalitní odpočinek. Mezi jednotlivými úkoly si udělejte alespoň 10 minut pauzu. Udělejte si kávu, protáhněte se, jděte se projít, nebo se třeba věnujte meditaci. Pokud takto na chvíli vypnete, načerpáte novou energii a práce vám pak půjde hezky od ruky.

Ač se vám může zdát, že vás pauzy zbytečně okrádají o čas, opak je pravdou. Z výzkumů dokonce vyplývá, že workoholici, kteří pracují 14 a více hodin denně, mají stejný – či dokonce nižší – pracovní výkon než ti, kteří pracují obvyklou pracovní dobu a kteří si umí dopřát přestávky. Intenzivní a kvalitní práce holt vyžaduje dostatek sil.

Jak jste si mohli z výše uvedeného sami povšimnout, jde o poměrně jednoduché kroky, jak docílit efektivního time managementu. Složitost však tkví v tom, že jejich osvojení vyžaduje určitou dávku disciplíny a sebekázně, což vás pravděpodobně bude stát nemalé úsilí. Po pár týdnech si ale zvyknete a budete je vnímat spíše jako rutinu. Ať už bude potřeba úsilí sebevíc, všechno se vám vrátí v podobě mnohem vyšší produktivity a plnohodnotného využití času. A přesně o to nám šlo.