Jak efektivně řešit dlouhodobější práce z HomeOffice?

V souvislosti s příchodem současných vládních opatření týkajících se snahy zabránit šíření koronaviru (COVID-19), většina z nás v marketingovém segmentu pracuje z domova, na tzv. „home office“. Typické je to nyní také u firem zabývajících se např. účetnictvím a ve velké míře i škol, které jsou momentálně zavřené, a učitelé se snaží žáky učit alespoň vzdáleně prostřednictvím internetu.

Někteří z nás jsou již na práci z domova zvyklí, avšak pro mnoho dalších lidí to může být úplnou novinkou, na kterou je potřeba si teprve navyknout. Problematickým faktorem je zejména schopnost udržet pozornost u pracovních úkolů v prostředí, které produktivitě práce příliš nesvědčí. Ač se jedná o nelehké období, dodržování veškerých opatření a ochota přizpůsobit se nyní doslova zachraňují lidské životy, jak v následujícím videu vysvětluje britská rozhlasová a televizní stanice BBC.

• Tip! Chcete-li toto období úspěšně přečkat, přečtěte si také náš další článek: HomeOffice: 5 tipů jak na to po psychické stránce a emoční.

Práce z domova je náročná především na management, tedy řízení. Při její nedostatečné organizaci může přijít vaše efektivita vniveč. Vzhledem k tomu, že my takto práci pro naše klienty vykonáváme již dlouhodobě, dokázali jsme najít osvědčené způsoby a postupy, a tudíž víme, co funguje a jak na to.

Rádi vám poradíme, s čím máme dobré zkušenosti a co byste měli zkusit i vy. Naše rady nyní shrneme do několika bodů.

• Firemní videohovory a konference
• Práce přes terminálový server či VPN
• Uživatelská podpora a helpdesk
• Systémy na trackování/měření odpracovaného času
• Volba a nastavení efektivního tiketového systému
• Bezpečnostní audit
• Role HR při snaze dosáhnout důslednosti a zodpovědnosti zaměstnanců

 Firemní videohovory a konference

Aby byla práce z domova co nejefektivnější, a především méně psychicky náročná, věnujte značnou pozornost komunikaci se svým nadřízeným a kolegy. V loňském roce uveřejnila online agentura Buffer výsledky své studie věnující se právě práci na dálku. Bylo přitom zjištěno, že samota je u lidí pracujících z domova druhým nejčastěji uváděným problémem. Tvrzení uvedlo 19 % respondentů, mezi nimiž byli i ti, kteří jsou na home-office zvyklí. Nadměrná samota v konečném důsledku vede k poklesu motivace a výkonnosti.

S prací z domova je do určité míry spjato rčení: „Sejde z očí, sejde z mysli.“ Nejlepším způsobem, jak takovéto „riziko“ minimalizovat, je vést pravidelné online schůzky prostřednictvím videohovorů. Videohovory jsou obdobou skutečné schůzky, avšak s tím rozdílem, že nevyžadují žádné zbytečné cestování (což mimo jiné vede k úspoře času a nákladů), lze je vést kdykoliv a kdekoliv a za použití různých zařízení. Navíc je možné komunikovat s celými týmy, nikoli pouze jednotlivci, a v neposlední řadě můžete také sdílet plochu, prezentaci, tabuli atp., čímž se neochudíte ani o společný brainstorming.

Aplikací umožňujících videohovory existuje celá řada – ať už je to „profláklý“ Skype, WhatsApp, Google Hangouts, Zoom, Slack, Viber a další. Každá z nich má samozřejmě určité výhody i nevýhody. Záleží pouze na vašich preferencích a konkrétních účelech, k nimž mají videohovory sloužit. Vše, co byste měli o tomto způsobu komunikace vědět, naleznete v našem velkém průvodci o firemních videohovorech – seznámíme vás nejen s jednotlivými aplikacemi, ale mimo jiné i s vybranými technickými aspekty (kamera, mikrofon, reproduktory aj.), etiketou videohovorů či jejich strukturou. Ať už se vám bude zamlouvat jakékoliv řešení, rádi vám pomůžeme – se samotným výběrem, zapojením i nastavením.

Práce přes termserver či VPN (virtuální privátní síť)

S prací na dálku souvisí nutnost firem zajistit svým zaměstnancům bezpečný vzdálený přístup do firemních IT systémů. Jednak aby se zaměstnanci dostali k podnikovým aplikacím, datům a dalším zdrojům; jednak za účelem zamezení jakémukoliv úniku firemních dat, především těch nejcitlivějších. Jednou z nejznámějších technologií k zabezpečení vzdáleného přístupu je VPN (virtuální privátní síť), jež v současné době – kvůli propuknutí koronaviru a přechodu mnohých pracujících na home-office – zažívá jistý „comeback“. Jedná se v podstatě o nástroj, jenž dokáže vytvořit bezpečné a šifrované připojení na méně zabezpečených sítích.

Dalším potenciálním řešením vzdáleného přístupu je tzv. terminálový server (či termserver), díky němuž je možno přistupovat ke svému domácímu nebo firemnímu počítači vzdáleně prostřednictvím internetu. Abychom vás příliš nezahrnovali detaily jeho fungování, podívejte se raději na následující ilustrativní video.

S vytvářením či nastavováním vzdálených ploch pro firmy máme bohaté zkušenosti, o které se rádi podělíme. Rovněž zajišťujeme i správu těchto řešení, což je velmi podstatné, mají-li se zaměstnanci kdykoliv a bez obtíží dostat ke svým dokumentům a datům.

Uživatelská podpora a helpdesk

V souvislosti s výše zmíněným je nutno poukázat také na potřebu kvalitní uživatelské podpory a helpdesku. Je více než vhodné mít „za zády“ vyškolené a zkušené IT profesionály, kteří vám pomohou vše korektně nastavit a vyřešit.

Zpravidla to funguje tak, že se uživatel obrací na helpdesk s žádostí o pomoc při řešení určitého problému či ohlašuje chybu. Vhodným způsobem komunikace je využití helpdeskové aplikace, která především řešitelům požadavků přináší přehledné rozhraní, kdy mají veškeré požadavky centrálně na jednom místě, což značně usnadňuje prioritizaci, řešení či zpracování požadavků, a v neposlední řadě také umožňuje dohled nad plněním SLA (service-level agreement neboli dohoda o úrovni služeb).

• Malé firmy

Zní to docela jednoduše, že? Opak je bohužel pravdou. Mnoho firem se totiž potýká se špatnou organizací úkolů (resp. špatným řízením incidentů) i specialistů a komunikace s klientem také mnohdy pokulhává. To platí jak pro malé firmy, tak i velké společnosti. V malých firmách většinou dobře funguje lidský přístup, avšak pouze tehdy, neřeší-li celou problematiku IT jeden člověk. Ten totiž musí jednak spravovat síť, která může čas od času zlobit, a jednak současně řešit požadavky klientů. Tento jedinec je tak neustále vytrhován ze své činnosti a jeho výkonnost se rychle vytrácí. V tomto případě je lepší obrátit se na profesionální call centrum, které nabízí specializovanou pomoc.

• Velké firmy

Velké firmy se naopak vesměs snaží implementovat určitou metodiku řízení incidentů, která může být založena např. na ITIL (Information Technology Infrastructure Library). Jedná se v podstatě o jakýsi standard pro řízení a správu IT služeb, jenž je rozšířen po celém světě a vychází z nejlepších zkušeností. Zaměřuje se – mimo jiné – na neustálé měření a zkvalitňování dodávaných IT služeb – jak z pohledu firmy, tak z pohledu zákazníka. Avšak ani implementace této metodiky nemusí bohužel fungovat, neboť jen málokdy se může technik zastavit u klienta osobně.

Výběru subjektu, jenž vám bude uživatelskou, resp. technickou, podporu zajištovat, je potřeba věnovat dostatek času. Nicméně, obrátíte-li se na nás, ušetříte si spoustu starostí už s předstihem, neboť naši technici dodržují veškeré základní praktiky vedoucí k vybudování kvalitního a fungujícího helpdesku, a jsou tak v maximální možné míře schopni uspokojit požadavky svých klientů.

Zvolte si efektivní systém na trackování/měření času

V případě jedinců pracujících z domova bude zaměstnavatel pravděpodobně vyžadovat určitý přehled odpracovaného času spolu s přehledem jednotlivých úkolů. Chce se tak ujistit, že zaměstnanci – ač pracují vzdáleně – nadále vykonávají svou činnost zodpovědně. Z tohoto důvodu je žádoucí zvolit si efektivní systém na měření času.

My v Aiře využíváme vlastní aplikaci TimeKeeper, která je primárně zaměřena právě na sledování počtu odpracovaných hodin, avšak nabízí i spoustu dalších funkcionalit. K největším přednostem programu patří jeho variabilita, kdy je možné jeho základní verzi poupravit a následně určité firmě dodat aplikaci přímo na míru. Především tímto se TimeKeeper odlišuje od konkurenčních programů, u nichž je vesměs potřeba adaptace firemních procesů klienta na zakoupený program. Na své si přijdou i nadšenci mobilních telefonů, neboť TimeKeeper poskytuje řešení i pro tato zařízení.

• A co dalšího TimeKeeper umí? Přečtěte si náš článek „Hodinky s vodotryskem? Známe lepší způsob hlídání času ve firmě“

Naše aplikace však neslouží pouze zaměstnavatelům „hlídajícím“ své podřízené, slouží také samotným zaměstnancům. Ti si mohou z programu vyjet čas strávený nad prací pouze pro toho či onoho klienta či hodiny odpracované na tom či onom projektu. Lépe tak v budoucnu odhadnou časovou náročnost obdobných úkolů.

• Přečtěte si také! 10 osvědčených tipů, jak na efektivní time management

Aplikaci si samozřejmě „neuzurpujeme“ sami pro sebe. Naopak již existuje celá řada firem, které ji s nadšením využívají; jedná se především o společnosti působící v oblasti poskytování právních a advokátních služeb či o výrobní podniky. Řešení v podobě tohoto programu rozhodně stojí za zvážení, protože díky TimeKeeperu budete mít svůj pracovní čas pod kontrolou.

Efektivní zvolení a nastavení tiketového systému

Vyjma systému určeného k měření času, je vhodné opatřit si také určitý tiketový systém, jenž slouží především k důsledné a efektivní koordinaci úkolů a sledování jejich stavu. Jako příklad řešení opět uvedeme nástroje, které používáme my v Aiře a se kterými jsme nadmíru spokojeni.

Redmine

Asi nejčastěji využíváme nástroj na řízení projektů Redmine, a to zejména k efektivní komunikaci s našimi programátory a vývojáři. I pro komerční užití je použitelný zdarma a je dostupný v češtině. Mezi jeho hlavní výhody patří zejména následující:

• podpora více projektů současně,
• řízení přístupů na základě uživatelských rolí,
• Ganntův diagram k vizualizaci projektů a jejich deadlinů,
• kalendář,
• notifikace o změnách prostřednictvím e-mailu,
•  sledování času u jednotlivých projektů a mnoho dalších.

Jak RM funguje?

Práce se do aplikace vkládá ve formě úkolů (též „tasků“ či „tiketů“) a následně se s úkolem pracuje po celou dobu jeho životního cyklu, jenž je vyjádřen stavem. Stavy je přitom možno pojmenovat podle interních potřeb; jako příklad lze uvést „nový“ – „v řešení“ – „čeká se“ – „provedeno“ – „uzavřeno“ – „nelze vyřešit“. Vedle stavu je samozřejmě možno měnit také řešitele a přiřazovat jednotlivým úkolům prioritu. Chcete-li se o jeho fungování, včetně ukázky z praxe, dozvědět více, přečtěte si náš starší článek věnující se právě problematice Redmine.

Redmine slouží především vedoucím projektů, kteří skrze něj pracovní úkoly zadávají, sledují jejich plnění, vyhodnocují a případně je přerozdělují. Vedoucí také, mimo jiné, získává přehled o vytíženosti jednotlivých členů týmu, což mu může pomoci při plánování dalšího postupu práce. Za zmínku stojí také fakt, že je použitelný i v mobilních zařízeních.

Basecamp

Pro zadávání úkolů našim designerům a grafikům využíváme platformu Basecamp. Jedná se o online nástroj, proto není potřeba žádná instalace, a podobně jako v případě aplikace Redmine umožňuje například zaznamenávat seznam veškerých úkolů, nahrávat soubory či zasílat zprávy dalším uživatelům. Je sice dostupný v bezplatné verzi, ta však umožňuje správu pouze jednoho projektu; doporučujeme proto přejít na verzi placenou. Rozhodně neprohloupíte. Pokud bychom se podívali detailněji na výhody Basecampu, jednalo by se v prvé řadě o následující:

• funkce „To-do“: tato funkce poskytuje přehled o všech úkolech, na nichž momentálně členové týmu pracují; ke každému úkolu lze přitom přiřadit zodpovědnou osobu a deadline; poté, co je úkol splněn, jej jednoduše archivujete, a o nic tak nepřijdete,
• k jednotlivým úkolům je možné přidávat komentáře/připomínky, přičemž osobě, která je v daném komentáři zmíněna, bude zaslána notifikace na e-mail,
• potřebujete-li poslat zprávu všem členům týmu, umístěte ji na „Message Board“ (tedy na jakousi nástěnku), může být vhodnou volbou např. pro novinky, zápisy z meetingů či obecně týmová sdělení,
• funkce Docs & Files, díky níž lze přehledně ukládat dokumenty,
• zaznamenávání veškeré týmové komunikace, kdy tak nedojde k její ztrátě.

Zajímá-li vás samotné rozhraní této aplikace, určitě nepřeskakujte následující video:

Okrajově využíváme také nástroje Trello a Slack, nejvíce jsme však spokojeni s těmi výše uvedenými.

Bezpečnostní audit  

V případě práce na dálku je potřeba více než jindy myslet na kvalitní systém zabezpečení počítačové sítě. Pro začátek je vhodným řešením nechat si provést bezpečnostní audit, jenž prověří:

• současně užívaný software (SW) z hlediska bezpečnosti vaší sítě s z hlediska jeho aktuálnosti,
• specifická bezpečnostní rizika s tímto SW spojená,
• kritická místa vašeho zabezpečení,
• způsob, jakým ukládáte, chráníte a zálohujete data, a v neposlední řadě
• nastavení systému – zda je korektní či nikoliv.

Na základě bezpečnostního auditu jsou samozřejmě navrženy konkrétní kroky a opatření vycházející z daných zjištění. 

GDPR

Bezpečná IT infrastruktura je důležitá především z důvodu dodržování relativně nového zákona na ochranu osobních údajů (GDPR), jenž vstoupil v platnost v květnu 2018. Nechtějí-li firmy platit až půlmiliardovou pokutu, měly by myslet na dostatečné zajištění technických a organizačních opatření týkajících se právě ochrany osobních údajů. Implementaci opatření samozřejmě předchází několik analýz, např. GAP analýza, která zjišťuje, v jakém stavu se firma nachází a jakým řešením disponuje; na GAP analýzu poté mohou navazovat kupříkladu: BIA (Business Impact Analysis neboli analýza dopadů), DPIA (Data Protection Impact Assessment neboli posouzení vlivu na ochranu osobních údajů) či Vulnerability Scan, což je nástroj zjišťující míru zranitelnosti na IT síti, PC a serverech. Více podrobností o tom, jak připravit firmu na GDPR se dočtete v našem podrobnějším článku, v němž naleznete i odkaz na plné znění daného zákona.

• Cookies lišta v roce 2022: Jak si s novelou zákona o elektronické komunikaci poradily velké české weby? 

Ať už chcete firmu pouze připravit na GDPR či naopak provést komplexní bezpečnostní analýzu (resp. audit), můžete se v každém případě obrátit na nás, kteří vám se vším ochotně pomůžeme. Začněte třeba jen nezávaznou poptávkou.

Důslednost a zodpovědnost zaměstnanců (funkce HR sekce)

Za běžných okolností povolují zaměstnavatelé práci z domova pouze těm zaměstnancům, v nichž mají naprostou důvěru. Současná situace si však vyžádala povolit výkon práce na dálku všem těm jedincům, kterým to povaha zaměstnání umožňuje. Doma se tak najednou ocitly stovky až tisíce lidí, a to bez ohledu na to, zda mezi nimi a jejich nadřízenými panují vzájemné vztahy důvěry či naopak nedůvěry. Mnoho z nich přitom s prací na dálku nemá žádné zkušenosti, a musí se tak s novou situací nejprve vypořádat.

S ohledem na současné dění je více nežli dřív nutné, aby HR oddělení takovýmto zaměstnancům poskytovalo adekvátní podporu, především emocionální. Na základě jednoho z vládních opatření došlo mimo jiné k uzavření škol a rodiče žáků tak musejí nejen vykonávat práci z domova, na což nemusí být vůbec zvyklí, a současně se také starat o své ratolesti a domácnost. Mnoho firem na tuto situaci reaguje buďto posunutím pracovní doby či jejím rozložením na několik časových úseků během dne. HR oddělení by rovněž mělo být schopno poradit daným zaměstnancům, jak co nejlépe skloubit pracovní a osobní život (tzv. work-life balance). Jednou z největších obav těchto „home-office nováčků“ je ztráta jistoty zaměstnání a také nevědomost toho, kdy (a zdali vůbec) celá tato situaci skončí.

• Tip! Přečtěte si také článek vydaný magazínem Forbes o tom, jak efektivně zvládnout práci i zabavit potomky.

Dalším důležitým aspektem, který by mělo brát HR oddělení (a také vedoucí) v potaz, je ukázat každému jednotlivému zaměstnanci, že si jeho přínosu váží. Je bohužel velmi snadné zapomenout na toho či onoho člověka, pokud jej pravidelně nevídáte. Někteří jedinci se tak moc snaží svému nadřízenému dokázat, že za to stojí, že pracují až nezdravě dlouho.

Kameny úrázu práce na HO

Jedním z největších úskalí home-office obecně je nedostatek sociálního kontaktu, izolace a samota. Zde je na místě, aby HR oddělení iniciovalo pravidelná (např. jednou týdně) online setkání zaměstnanců a týmových vedoucích či zaměstnavatelů. Není-li týdenní periodicita dostačující, je možné se domluvit například na každodenních krátkých hovorech, kdy zaměstnanec informuje svého nadřízeného o aktuálním stavu práce a případně se s ním domluví na dalším postupu. Výhodou takových hovorů je především jejich pravidelnost a předvídatelnost. Pracovníci tak nebudou muset v případě problémů nikoho „nahánět“, neboť budou vědět, že se se svým šéfem tak či onak spojí.

Virtuální firemní párty

Online schůzky však nemusí nutně sloužit pouze k pracovním účelům. Některé firmy zavedly tzv. „virtuální happy hours“, kdy si zaměstnanci domluví videohovor, k němuž si přichystají nějaký dobrý drink, a poté neformálně komunikují se svými kolegy. Další možností může být „virtuální pizza party“, kdy si účastníci videokonference nechají doručit pizzu (snad zase jednou budeme moci v Aiře udělat památné pizza párty na Vyšehradě a bez roušek) právě v době jejího konání, či například „virtuální firemní párty“,kdy jsou zaměstnancům předem doručeny balíčky s překvapením, které pak mohou rozbalit společně a radovat se z nich spolu s ostatními.

Díky těmto praktikám pak mají pracovníci pocit jakési sounáležitosti, který dokáže přebít pocity samoty a izolovanosti často se objevujících u vzdáleně pracujících jedinců. Z výše zmíněného vyplývá, že pouze jeden způsob komunikace, jímž je nejčastěji e-mail, rozhodně nestačí. Zkuste tedy implementovat některou z méně tradičních metod, kterou mohou být právě ony videohovory.

• U nás obecně děláme různorodé firemní akce jako např. rum párty, nebo výpravy do přírody a k vod, či si děláme "dárky" ve formě firemních snídaní.

Příjem nových lidí

Dění okolo koronaviru mimo jiné změnilo i způsob přijímání nových pracovníků. Některé firmy se snaží – je-li to alespoň trošku možné – provádět nábor zaměstnanců vzdáleně. HR oddělení následně vymýšlí vhodnou strategii, jak novou posilu co nejlépe začlenit do týmu, dokud nebude možné osobní setkání. Jiné firmy si pak vzdáleně tvoří jakousi „základnu talentů“,z nichž si budou vybírat nové zaměstnance až po uklidnění současného stavu. Nyní se omlouvají se slovy, že aktuálně nikoho nepřijímají, ale že určitě chtějí zůstat se zájemci v kontaktu.

LinkedIN

Nicméně, ač teď většina personálu může pracovat z domova, určitě by se neměla opomíjet správa na (profesních) sociálních sítích. Jednou z nejužívanějších sítí v byznys sféře je platforma LinkedIN, která je často využívána právě HR pracovníky, kteří se tímto způsobem snaží o objevení a získání potenciálních zaměstnanců. „Neusněte tedy na vavřínech“ a podívejte se na několik základních pravidel profesionální LinkedIn prezentace. I se správou sociálních sítí vám můžeme pomoci. Jakým způsobem nastavujeme obsahovou komunikaci, se můžete dočíst v (ne)jedné z našich klientských referencí – jako příklad uvádíme řešení obsahové komunikace pro mezinárodní strojírenskou společnost Van Leeuewen.

Ptáte se nyní, proč je taková péče HR oddělení vůbec potřebná? Zjednodušeně řečeno – důslednost a zodpovědnost zaměstnanců. Pokud zaměstnanci vidí, že se o ně firma zajímá a je jim i v těchto těžkých chvílích jakousi oporou, budou vyvíjet maximální úsilí, aby jí to nějak „oplatili“. V opačném případě mají někteří pracovníci tendenci doma zlenivět, neboť mají pocit, že pracují jen tak pro nic za nic. Funkci HR oddělení bychom tedy neměli podceňovat; je naopak žádoucí tomuto úseku domlouvat různá školení týkající se (nejen) personální oblasti.

Také nyní řešíte efektivní přesun práce na home-office? Jak jste se mohli sami přesvědčit výše, mnoho aspektů souvisejících s prací na dálku umíme sami zařídit – připojení přes vzdálenou plochu, zabezpečení IT infrastruktury, uživatelskou podporu a helpdesk, vývoj aplikací měřících odpracovaný čas, správu sociálních sítí a mnoho dalších. I s tím, čím se jako firma primárně nezabýváme, vám zajisté dokážeme pomoci – naše dlouholeté zkušenosti totiž neznají hranic.

• Tip na závěr! Přečtěte si také, jak sociální distancování (z)mění marketing v době koronaviru.